士業・法律事務所向けスマホ・タブレットレンタル｜顧客面談・外出業務・電子手続きでの活用法

法律事務所、司法書士事務所、税理士事務所などの士業では、 顧客との連絡、外出先での資料確認、オンライン面談、 スケジュール管理など、 スマートフォンやタブレットを利用する場面があります。

一方で、 「新人スタッフが10名入所するので業務用スマホを用意したい」 「新しい支店へ20台まとめて端末を導入したい」 「半年間のプロジェクトなのに全台購入する必要がある？」 と悩む担当者もいるのではないでしょうか。

こうした士業・法律事務所の端末調達で選択肢になるのが、 法人向けスマホ・タブレットレンタルです。

iPhone・Androidスマートフォン・iPad・タブレットなどを、 スタッフ数・拠点数・利用期間に合わせて用意することで、 新人スタッフへの端末支給、 新規拠点の開設、 期間限定プロジェクトなどにも対応しやすくなります。

この記事では、 法律事務所・士業でスマホやタブレットをレンタルするメリット、 顧客面談・外出業務・資料説明などでの活用方法、 30台・50台規模の大量導入、 3ヶ月・6ヶ月・1年以上の長期レンタルについて解説します。

法律事務所・士業でスマホが必要になる主な業務

士業の仕事は、 事務所内だけで完結するとは限りません。

顧客先への訪問、 裁判所・法務局・税務署などへの外出、 複数拠点間の移動など、 外出先で業務を行うこともあります。

スマートフォンは、たとえば次のような用途で利用できます。

• 顧客との電話・メール
• スタッフ間のチャット
• スケジュール確認
• Web会議
• 地図・移動経路の確認
• 業務システムへのアクセス
• 勤怠・勤務報告
• PDF・資料の確認
• 写真撮影
• 社内からの緊急連絡

個人所有のスマートフォンを業務利用するのではなく、 事務所側で管理する業務専用端末を用意したい場合にも 法人向けスマホレンタルを検討できます。

士業事務所が業務用スマホを購入すると起こりやすい課題

新人・中途採用のたびに端末を追加購入する必要がある

法律事務所や士業法人が組織を拡大すると、 新しく入所するスタッフ分のスマートフォンが必要になります。

たとえば、

• 新人弁護士5名
• パラリーガル10名
• 事務スタッフ5名

を一度に採用すれば、 合計20台の業務用端末が必要になる場合があります。

人員数が今後も変化する可能性がある場合、 最初から全台購入する方法だけでなく レンタルも比較できます。

新規支店・新規拠点で必要台数が読みにくい

新しいオフィスを開設するとき、 開設時のスタッフ数と 半年後・1年後のスタッフ数が同じとは限りません。

開設時から最大人数を想定して端末を購入すると、 一時的に利用しないスマートフォンが発生する可能性があります。

まず必要人数分を用意し、 組織規模に合わせて端末数を調整する方法もあります。

プロジェクト終了後に端末が余ることがある

大規模な法務案件、 デューデリジェンス、 期間限定の事務局業務など、 一定期間だけスタッフを増員するケースがあります。

こうしたプロジェクトのためだけに端末を購入すると、 案件終了後に利用先がなくなる場合があります。

期間が決まっている業務では、 必要期間だけレンタルする方法も検討できます。

法律事務所・士業がスマホをレンタルする5つのメリット

1. 必要なスタッフ数に合わせて用意できる

レンタルなら、 現在のスタッフ人数やプロジェクト人数に合わせて 必要な台数を用意できます。

たとえば、

といったケースです。

2. 利用期間が決まっている案件に合わせやすい

3ヶ月・6ヶ月・1年など、 期間限定の案件でスタッフ用端末が必要な場合、 案件期間に合わせてレンタルを検討できます。

利用終了後に端末が不要であれば、 保有し続けず返却できる点もレンタルの特徴です。

3. 新しい拠点の試験運用にも使いやすい

新支店・新オフィスを開設した直後は、 最終的な人員構成が固まっていない場合があります。

端末を一括購入する前に 必要な台数だけ用意して運用を開始する方法もあります。

4. スマホとタブレットを用途別に使い分けられる

すべてのスタッフへ同じ端末を配布する必要はありません。

たとえば、

• 外出スタッフ：スマートフォン
• 顧客面談：タブレット
• 受付・来客対応：タブレット
• 資料作成：PC

のように用途に応じて端末を分ける方法があります。

PRODIGレンタルでは、 iPhone・Androidスマートフォン・iPad・タブレット・PCを 商品一覧から比較できます。

法人向けスマホ・タブレット・PCのレンタル商品一覧を見る

5. 利用終了後の端末管理を減らしやすい

端末を購入すると、 使用しなくなったあとも 自社で保管・管理・再利用判断を行う必要があります。

期間限定利用であれば、 レンタル終了後に返却することで 余剰端末を抱えにくくなります。

弁護士・士業スタッフの業務用スマホとして利用する

弁護士、司法書士、税理士などは、 顧客や社内スタッフとの連絡にスマートフォンを利用することがあります。

たとえば、

• 電話
• メール
• 社内チャット
• スケジュール確認
• Web会議
• 訪問先の地図確認

などです。

業務専用端末を支給することで、 個人所有端末と仕事用の連絡を分ける方法もあります。

顧客面談・相談時にはiPad・タブレットも便利

顧客との面談では、 契約内容や資料を見せながら説明する場面があります。

スマートフォンでも資料を確認できますが、 相手へ画面を見せる場合は タブレットの方が使いやすいケースがあります。

たとえば、

• 契約内容の説明
• 料金・報酬体系の案内
• 手続きの流れ
• PDF資料
• 図・表を含む資料
• Webサービスの画面

などです。

事務所内の相談スペースに 共用タブレットを数台設置する方法もあります。

出張相談・訪問相談でもスマホ・タブレットを活用できる

顧客が事務所へ来所するだけでなく、 スタッフが顧客先へ訪問して相談を受けるケースもあります。

外出先でスマートフォンやタブレットを利用すれば、

• 訪問予定の確認
• 地図・ルート確認
• 資料閲覧
• 社内スタッフへの連絡
• オンライン会議

などに活用できます。

持ち歩きが多いスタッフにはスマートフォン、 顧客へ資料を見せる担当者にはタブレットなど、 役割ごとに端末を使い分ける方法もあります。

オンライン相談・Web会議用端末として利用する

法律相談や税務相談などを オンラインで実施する場合、 カメラ・マイクを備えたスマートフォンやタブレットを利用できます。

対応するWeb会議サービスを使用することで、

• オンライン面談
• 社内会議
• 拠点間ミーティング
• 外部専門家との打ち合わせ

などに活用できます。

実際に利用するWeb会議サービスの アプリ・OS・ブラウザなどの動作条件を確認してから端末を選びましょう。

電子契約・電子手続きをタブレットで利用する場合

電子契約や電子手続きに対応したサービスを利用している事務所では、 タブレットから書類を確認する運用ができる場合があります。

たとえば、

• 契約書類の表示
• PDFの確認
• 顧客への内容説明
• Web上の手続き

などです。

ただし、 電子契約サービスや業務システムによって 対応OS・対応ブラウザ・推奨端末が異なります。

利用予定のサービスが対象端末で動作するかを事前に確認 してからレンタルすることが重要です。

受付・来客対応にタブレットを活用する

法律事務所や士業事務所の受付でも、 タブレットを活用できる場合があります。

たとえば、

• 来訪者受付
• 相談内容の事前入力
• アンケート
• 事務所案内
• 待ち時間中の資料閲覧

などです。

実際の利用方法は受付システムによって異なるため、 システム側の対応環境を確認しましょう。

新人弁護士・新人スタッフの端末をレンタルする

法律事務所や大規模な士業法人では、 新卒・中途スタッフを複数名まとめて採用することがあります。

たとえば、

といったケースです。

人員が長期間固定されるのであれば購入も選択肢になりますが、 配属人数や利用期間がまだ確定していない場合は レンタルも比較できます。

新人研修用タブレットとして利用する

新しく入所したスタッフへの研修では、 タブレットを教材閲覧用として利用できます。

たとえば、

• 事務所ルール
• 業務マニュアル
• 研修動画
• 情報管理研修
• 利用システムの操作研修
• オンライン研修

などです。

集合研修の期間だけ 参加人数分のタブレットを追加する方法もあります。

士業ではiPhoneとAndroidどちらがいい？

業務用スマートフォンとして iPhoneを導入する事務所もありますが、 必ずしもiPhoneでなければならないとは限りません。

iPhoneを検討しやすいケース

• 既存の法人携帯がiPhoneで統一されている
• 業務アプリがiOSを前提としている
• 端末管理をiOS中心で行っている
• スタッフの操作環境を揃えたい

Androidも比較できるケース

• OSの指定がない
• 電話・メール・チャットが中心
• Webベースの業務システムを利用する
• まとまった台数を用意したい
• 端末コストを調整したい

特に20台・30台・50台と大量導入する場合は、 1台あたりの料金差が全体コストへ影響します。

最初から機種名で決めるのではなく、 業務に必要な性能を整理して端末を選びましょう。

最新iPhoneを全スタッフへ配布する必要はある？

主な用途が、

• 電話
• メール
• チャット
• Web閲覧
• スケジュール管理
• Web会議

であれば、 必ずしも最新・高価格帯モデルが必要とは限りません。

特に大量・長期利用の場合は、 必要以上に高性能な端末を選ばないことも 全体費用を抑えるポイントになります。

複数支店・複数事務所へスマホを導入する

全国に複数拠点を持つ法律事務所・士業法人では、 事務所ごとにスマートフォンを配布することがあります。

たとえば、

複数拠点へ導入する場合は、 合計台数だけでなく 拠点ごとの台数・利用開始日も整理しておくとスムーズです。

30台・50台以上の大量レンタルで確認したいこと

大規模な士業法人では、 新拠点開設や端末入れ替えによって 一度に数十台の端末が必要になる場合があります。

大量レンタルでは、

• 必要台数を確保できるか
• 同一機種に統一する必要があるか
• 同じOSであれば複数機種でもよいか
• 使用する業務アプリへ対応しているか
• 希望開始日までに用意できるか
• 複数拠点への納品が必要か
• 今後追加台数が発生する可能性があるか

などを確認しておきましょう。

法人レンタルサービスを比較する際のポイントについては、 以下の記事でも解説しています。

法人向けスマホ・タブレット・PCレンタルの比較ポイントを見る

3ヶ月・6ヶ月・1年以上の長期レンタルはどう選ぶ？

3ヶ月レンタル

3ヶ月程度なら、 短期プロジェクト、 新人研修、 新しいシステムの試験導入などで検討できます。

• 新人研修
• 期間限定プロジェクト
• 新システムの試験利用
• 一時的なスタッフ増員

6ヶ月レンタル

半年間の大型案件、 新しい拠点の試験運用、 期間限定スタッフなどで利用できます。

20台・30台とまとまった台数を利用する場合は、 1ヶ月料金を単純に6倍するのではなく、 台数・期間・用途をまとめて長期利用として相談 するのがおすすめです。

1年以上の長期レンタル

業務用スマートフォンとして 1年以上継続利用するケースもあります。

長期間利用する場合は購入との比較も必要ですが、

• スタッフ人数が変動する
• 拠点数が変わる可能性がある
• 案件終了後に台数を減らしたい
• 一定期間後に端末構成を見直したい

といった場合は、 長期レンタルも比較対象になります。

法人向け長期レンタルについては、 PRODIGの長期利用ページも確認できます。

法人向けスマホ・タブレット長期レンタルを見る

士業で業務端末を使う場合は情報管理にも注意する

法律事務所・司法書士事務所・税理士事務所などでは、 顧客に関する重要な情報を扱うことがあります。

そのためスマートフォンやタブレットを使用する場合は、 各事務所の情報管理ルールや 使用するシステムの要件に沿って運用することが重要です。

たとえば、

• パスコードの設定
• アカウント管理
• 利用アプリの制限
• 端末持ち出しルール
• データ保存方法
• 紛失・盗難時の対応
• 利用終了時のデータ処理

などを事前に整理しておきましょう。

レンタルサービスを比較するときも、 料金だけではなく端末管理・初期化などの確認が重要です。

外出用スマホでは通信環境も確認する

顧客訪問や外出先でスマートフォンを使用する場合は、 モバイル通信が必要になることがあります。

たとえば、

• 外出先でメールを確認する
• Web会議へ参加する
• 地図・経路を確認する
• 業務システムへアクセスする
• 社内チャットを利用する

などです。

自社でSIMを用意するのか、 通信についても合わせて相談するのかを 事前に整理しておきましょう。

法律事務所のスマホレンタル費用を抑えるポイント

20台・30台・50台と端末数が増えるほど、 1台あたりの料金差が総額へ影響します。

費用を抑えたい場合は、

• 最新iPhoneだけに限定しない
• Androidも含めて比較する
• 業務に必要な性能を整理する
• スマホとタブレットの役割を分ける
• 拠点ごとの必要台数を整理する
• 総台数・利用期間をまとめて相談する
• 機種を指定しすぎない

ことがポイントです。

たとえば、

といった条件から相談できます。

士業・法律事務所向けレンタルの見積もりで伝えること

具体的な機種が決まっていない場合でも、 スタッフ数・用途・利用期間・拠点数などから相談できます。

法人向けレンタルサービスは料金以外も比較する

業務で長期間端末を使用する場合は、 月額料金だけでサービスを選ぶのではなく、

• 長期レンタルに対応しているか
• 30台・50台以上を用意できるか
• スマホ・タブレット・PCをまとめて相談できるか
• 希望開始日に納品できるか
• 機種選定を相談できるか
• 返却・延長方法
• 端末管理・初期化の運用

なども確認しましょう。

法人向けレンタルの比較ポイントについては、 以下の記事でも詳しく解説しています。

法人向けスマホ・タブレット・PCレンタルの比較ポイントを見る

法人向けスマホレンタルの活用方法も確認する

士業だけでなく、 営業・現場・プロジェクトなど 法人全体でのスマートフォンレンタルの考え方については、 PRODIGの法人向けページでも確認できます。

法人向けスマホレンタルについて詳しく見る

レンタルできるスマホ・タブレットを確認する

PRODIGレンタルでは、 iPhone・Androidスマートフォン・iPad・タブレット・PCを 商品一覧から比較できます。

使用する端末がまだ決まっていない場合は、 業務内容を整理しながら候補を確認してみましょう。

スマホ・タブレット・PCのレンタル商品一覧を見る

初めて法人レンタルを利用する場合

新人スタッフへの端末支給、 新事務所の開設、 期間限定プロジェクトなどで 初めてレンタルを利用する場合は、 問い合わせから返却までの流れも確認しておきましょう。

PRODIGレンタルのご利用ガイドを見る

士業・法律事務所向けスマホ・タブレットレンタルならPRODIGへ

法律事務所・司法書士事務所・税理士事務所などでは、 採用、新拠点の開設、期間限定案件などによって 必要な端末台数が変化する場合があります。

そのため、 すべての業務端末を購入するだけでなく、 スタッフ人数・拠点数・利用期間に合わせてレンタルを組み合わせる 方法も検討できます。

スマートフォンは顧客連絡・外出業務、 タブレットは面談・資料説明・受付など、 用途ごとに使い分けることもできます。

「新事務所へ20台用意したい」 「30名分の業務スマホを1年間利用したい」 「面談用iPadもまとめて相談したい」 といった段階からでもご相談ください。