旅行会社・ツアー運営会社向けスマホ・タブレットレンタル｜添乗員・団体旅行・繁忙期での活用法

旅行会社やツアー運営会社では、 添乗員・ツアーガイド・現地スタッフ・運営本部など、 多くのスタッフが離れた場所で連携しながら業務を行います。

そのため、 電話やチャットによる連絡、 旅程確認、地図・移動経路の確認、 緊急時の情報共有などに スマートフォンを利用する場面が多くあります。

一方で、 「繁忙期だけ添乗員用スマホを30台増やしたい」 「半年間の大型ツアープロジェクトで50台必要」 「修学旅行シーズンのためだけに端末を購入するのはもったいない」 と悩む担当者もいるのではないでしょうか。

こうした旅行会社・ツアー運営業務で選択肢になるのが、 法人向けスマホ・タブレットレンタルです。

iPhone・Androidスマートフォン・iPad・タブレットなどを、 ツアー数・スタッフ人数・利用期間に合わせて用意することで、 団体旅行、修学旅行、期間限定ツアー、 繁忙期の増員などにも柔軟に対応しやすくなります。

この記事では、 旅行会社がスマホ・タブレットをレンタルするメリット、 添乗員・ツアースタッフでの活用方法、 30台・50台以上の大量導入、 3ヶ月・6ヶ月・1年以上の長期レンタルについて解説します。

旅行会社・ツアー運営会社でスマホが必要になる場面

旅行会社の業務では、 オフィスだけでなく旅行先・集合場所・宿泊施設・移動中など さまざまな場所でスタッフが業務を行います。

そのため、 持ち運びやすいスマートフォンは ツアー運営との相性がよい端末です。

たとえば、以下のような用途があります。

• 添乗員同士の電話・チャット
• 旅行参加者への緊急連絡
• 運営本部との連絡
• 旅程・スケジュールの確認
• 集合場所・地図の確認
• 宿泊施設・交通機関への連絡
• 現地状況の写真共有
• 参加者名簿・業務資料の確認
• Web会議・オンライン打ち合わせ
• ツアー終了後の業務報告

添乗員個人のスマートフォンを業務利用するのではなく、 旅行会社側で業務専用スマートフォンを用意する場合にも レンタルを活用できます。

旅行会社が業務スマホを購入すると起こりやすい課題

繁忙期と通常期で必要台数が変わる

旅行業界では、 季節や学校行事、連休などによって ツアー本数や添乗スタッフ数が変わる場合があります。

たとえば、

• 通常期：業務スマホ20台
• 修学旅行シーズン：50台
• 大型連休：追加30台

のようなケースです。

繁忙期の最大人数に合わせて端末を購入すると、 通常期に使用しない端末が発生する可能性があります。

ツアー・案件によって必要人数が違う

少人数ツアーと大型団体旅行では、 必要な添乗員・スタッフ数が異なります。

1案件では10台だけ必要でも、 複数の団体旅行が同じ期間に重なると 30台・50台以上必要になることも考えられます。

常に最大台数を保有するのではなく、 ツアー数に応じて必要な端末を用意する方法もあります。

利用終了後の端末管理が必要になる

業務用スマートフォンを購入した場合、 ツアー終了後も旅行会社側で端末を管理します。

• 添乗員からの回収
• データ・アカウントの確認
• 初期化
• 端末保管
• 次のツアーへの再配布
• 故障端末の管理

特定の期間だけ必要な端末については、 利用終了後に返却できるレンタルも比較しやすい方法です。

旅行会社がスマホをレンタルする5つのメリット

1. ツアー期間に合わせて端末を用意できる

期間が決まっているツアーであれば、 必要な期間に合わせてスマートフォンを用意できます。

数日間の旅行だけでなく、 3ヶ月・6ヶ月・1年以上にわたって継続する ツアー運営業務でもレンタルを検討できます。

2. 繁忙期だけ端末を追加できる

春・夏・秋の旅行シーズンなど、 一時的に添乗スタッフが増える場合があります。

たとえば、

といった利用です。

繁忙期終了後に端末が不要になる場合は、 一時的な追加分をレンタルする方法があります。

3. 団体旅行・大型ツアーで大量台数を用意できる

大型ツアーでは、 添乗員だけでなく現地スタッフ・運営責任者など 多くのスタッフが関わる場合があります。

10台・30台・50台とまとまった台数が必要な場合は、 ツアー全体の必要台数としてまとめて相談する方法があります。

4. スマホとタブレットを用途別に使い分けられる

ツアー運営では、 すべてのスタッフに同じ端末を用意する必要はありません。

たとえば、

• 添乗員：スマートフォン
• ツアー責任者：スマートフォン＋タブレット
• 受付スタッフ：タブレット
• 運営本部：PC・タブレット

のように役割別に用意する方法があります。

PRODIGレンタルでは、 iPhone・Androidスマートフォン・iPad・タブレット・PCを 商品一覧から比較できます。

法人向けスマホ・タブレット・PCのレンタル商品一覧を見る

5. 利用終了後の余剰端末を減らしやすい

旅行シーズンやプロジェクトが終了したあと、 同じ台数を使用しないのであれば 購入端末が余る可能性があります。

レンタルなら利用終了後に返却できるため、 一定期間のためだけに端末を保有し続ける必要がありません。

添乗員の業務用スマホとしてレンタルする

添乗員は、 ツアー中に参加者・旅行会社・宿泊施設・交通事業者などと 連絡を取る機会があります。

業務用スマートフォンがあれば、

• 参加者への電話連絡
• 運営本部との連絡
• 他の添乗員とのチャット
• 宿泊施設への確認
• 集合場所・移動経路の確認
• スケジュール確認

などに活用できます。

個人端末ではなく会社側で端末を用意することで、 ツアー業務用の連絡環境を分ける方法もあります。

ツアー中の緊急連絡用スマホとして利用する

団体旅行では、 予定変更や参加者との連絡など、 急な情報共有が必要になることがあります。

スマートフォンがあれば、

• 参加者への連絡
• 添乗員間の情報共有
• 本部への状況報告
• 関係施設への連絡
• スタッフの集合連絡

などに利用できます。

実際の緊急連絡方法や連絡網については、 各旅行会社の運用ルールに合わせて端末を使用しましょう。

旅程・スケジュール確認にもスマホ・タブレットを活用

添乗員・ツアー責任者は、 旅行中に多くの予定を確認します。

たとえば、

• 集合時刻
• 出発時刻
• 交通機関
• 宿泊施設
• 食事場所
• 観光地
• 参加者向け予定

などです。

スマートフォンから予定を確認し、 詳細な資料やPDFを見る場合は タブレットを組み合わせる方法もあります。

地図・集合場所の確認にスマートフォンを利用する

添乗業務では、 現在地や集合場所を確認する機会があります。

対応する地図サービスを利用できる環境であれば、

• 集合場所の確認
• 目的地までのルート確認
• 宿泊施設の位置確認
• バス乗降場所の確認
• 周辺施設の確認

などにスマートフォンを活用できます。

移動中に使用する場合は、 モバイル通信の必要性も確認しておきましょう。

ツアースタッフ間のチャット・情報共有に活用する

大規模な団体旅行では、 複数の添乗員やスタッフが別々の場所で行動する場合があります。

対応する社内チャットサービスを使用すれば、

• 現在の進行状況
• 集合状況
• 予定変更
• 現場写真
• スタッフ配置

などを共有できます。

個人スマートフォンではなく、 ツアースタッフ専用端末へ業務アプリをまとめる方法もあります。

修学旅行・学校行事では専用のレンタルプランも活用

旅行会社が学校から修学旅行・校外学習などの運営を受託する場合は、 添乗員だけでなく学校側の引率者や班行動用として 端末が必要になるケースがあります。

たとえば、

• 添乗員の連絡用スマホ
• 引率教員用スマホ
• 班行動時の緊急連絡端末
• 旅行本部用タブレット

などです。

PRODIGでは、 修学旅行・学校行事向けのスマホ・タブレットレンタルについて 専用ページでも案内しています。

修学旅行・学校行事向けスマホ・タブレットレンタルを見る

イベントツアー・大型催事ではイベント向け端末も活用

スポーツイベント、フェス、展示会などに合わせた旅行商品では、 旅行スタッフだけでなく イベント運営スタッフとの連携が必要になる場合があります。

こうした案件では、 スタッフ連絡用スマートフォン、 受付用タブレット、 運営本部用PCなどを組み合わせて使用する方法もあります。

イベント・展示会向けの端末利用については、 専用ページも参考にしてください。

イベント・展示会向けスマホ・タブレットレンタルを見る

ツアー受付・参加者確認にはタブレットも便利

集合場所や受付カウンターで参加者を確認する場合は、 タブレットを活用できるケースがあります。

使用する受付システムやWebフォームが対応していれば、

• 参加者名簿の確認
• 受付状況の入力
• アンケート
• ツアー案内
• QRコードを利用した受付

などに利用できます。

ただし、 利用するシステムによって 対応OS・ブラウザ・カメラ要件などが異なります。

事前に動作条件を確認してから端末を選びましょう。

添乗員にはiPhoneとAndroidどちらがいい？

添乗員向けの業務スマートフォンとして iPhoneを採用する企業もありますが、 必ずしもiPhoneに限定する必要はありません。

iPhoneを検討しやすいケース

• 既存の法人携帯をiPhoneで統一している
• 使用する業務アプリがiOSを前提としている
• スタッフの操作環境を統一したい
• 社内の端末管理がiPhone中心

Androidも比較しやすいケース

• OSの指定がない
• 電話・チャット・地図利用が中心
• Webベースの業務システムを使う
• 30台・50台以上まとめて用意する
• 端末コストを抑えたい

旅行スタッフ用スマホでは、 最新機種であることより 必要な業務を問題なく行えることが重要です。

添乗員用スマホは最新機種でなくてもいい？

主な利用用途が、

• 電話
• メール
• チャット
• 地図
• Web閲覧
• 写真共有

であれば、 必ずしも最新・高価格帯のスマートフォンが必要とは限りません。

30台・50台と端末数が増える場合は、 1台あたりの料金差が全体のレンタル費用に大きく影響します。

機種を指定しすぎず、 必要な性能から端末を選ぶことで 費用を調整しやすくなります。

繁忙期に30台・50台のスマホを追加する場合

修学旅行や団体旅行が集中するシーズンでは、 添乗員・ツアースタッフ用の端末数が 一時的に増える場合があります。

たとえば、

このような場合は、 部署ごとに個別で端末を購入するのではなく、 ツアー運営全体として必要台数をまとめて相談すると 端末構成を整理しやすくなります。

複数ツアーが同時に動く場合は台数をまとめて考える

旅行会社では、 同じ日に複数の団体旅行が出発するケースがあります。

たとえば、

といったケースです。

見積もり時には、 合計台数だけでなく ツアーごとの利用開始日・終了日も整理しておくとスムーズです。

3ヶ月・6ヶ月・1年以上の長期レンタルはどう選ぶ？

3ヶ月レンタル

旅行シーズンや期間限定ツアーなど、 一定期間だけスタッフ数が増える場合に活用しやすい期間です。

• 修学旅行シーズン
• 夏休みツアー
• 期間限定旅行商品
• 繁忙期の増員

6ヶ月レンタル

半年間継続する団体旅行プロジェクトや、 新しい旅行商品の運営などで検討できます。

30台・50台とまとまった台数を利用する場合は、 1ヶ月料金を単純に6倍するのではなく、 利用台数・期間・用途をまとめて長期利用として相談 するのがおすすめです。

1年以上の長期レンタル

添乗員や旅行スタッフの業務用スマートフォンとして 1年以上利用するケースもあります。

長期間利用する場合は購入との比較も必要ですが、

• 季節によって必要台数が変わる
• スタッフ人数が増減する
• 特定プロジェクト終了後は台数を減らしたい
• 一定期間後に機種を見直したい

といった場合は、 長期レンタルも比較対象になります。

法人向けの長期スマホ・タブレットレンタルについては、 PRODIGの長期利用ページでも確認できます。

法人向けスマホ・タブレット長期レンタルを見る

海外ツアーで利用する場合は通信・利用条件を確認する

海外ツアーでスマートフォンを利用する場合は、 国内利用とは通信条件が異なることがあります。

端末を用意するだけではなく、

• 利用する国・地域
• 対応する通信回線
• SIM・eSIMの対応
• ローミング
• 利用予定アプリ

などを確認する必要があります。

海外利用を予定している場合は、 対象端末・通信サービスが利用地域に対応しているかを 必ず事前に確認しましょう。

国内ツアーでもモバイル通信が必要か確認する

添乗員は移動中や観光地など Wi-Fiがない場所でもスマートフォンを利用する可能性があります。

たとえば、

• 電話・チャット
• 地図
• メール
• 旅程確認
• 写真共有
• 運営本部との連絡

などです。

自社でSIMを用意するのか、 通信についても合わせて相談するのかを 端末手配前に整理しておきましょう。

旅行会社のスマホレンタル費用を抑えるポイント

30台・50台以上の端末を長期間利用すると、 1台あたりの料金差が総額へ大きく影響します。

費用を抑えたい場合は、

• 最新iPhoneだけに限定しない
• Androidも含めて比較する
• 添乗業務に必要な性能を整理する
• スマホ・タブレットの用途を分ける
• 繁忙期に必要な追加台数だけレンタルする
• ツアー全体の総台数と期間をまとめて相談する
• 機種を限定しすぎない

ことがポイントです。

たとえば、

といった条件から相談できます。

旅行会社向けスマホレンタルの見積もりで伝えること

正確な機種や最終台数が決まっていない場合でも、 ツアー内容・スタッフ人数・利用期間・用途などから相談できます。

法人向けレンタルサービスは料金だけで比較しない

旅行業務で使用する端末は、 現地での連絡やツアー運営に使用するため、 料金だけでなく利用条件も重要です。

比較する際は、

• 短期・長期の両方に対応しているか
• 30台・50台以上を用意できるか
• スマホ・タブレットをまとめて相談できるか
• 希望日までに端末を用意できるか
• 機種選定を相談できるか
• 返却・延長方法
• 通信について相談できるか

なども確認しましょう。

法人向けスマホレンタル全体の活用方法については、 以下のページでも確認できます。

法人向けスマホ・タブレットレンタルについて詳しく見る

レンタルできるスマホ・タブレットを確認する

PRODIGレンタルでは、 iPhone・Androidスマートフォン・iPad・タブレット・PCを 商品一覧から比較できます。

添乗員用スマホ、 ツアー責任者用タブレット、 運営本部用PCなどをまとめて検討する場合にも 商品一覧から候補を確認できます。

スマホ・タブレット・PCのレンタル商品一覧を見る

初めて旅行会社で端末レンタルを利用する場合

繁忙期や大型ツアーで初めてレンタルを利用する場合は、 問い合わせから返却までの流れも確認しておきましょう。

特に大量台数を利用する場合は、 ツアー直前ではなく おおよその参加人数・添乗員数が見えてきた段階で相談するとスムーズです。

PRODIGレンタルのご利用ガイドを見る

旅行会社・ツアー運営会社向けスマホ・タブレットレンタルならPRODIGへ

旅行会社では、 季節、ツアー本数、参加人数などによって 必要な業務端末の台数が変化します。

そのため、 すべてのスマートフォンを購入するだけでなく、 ツアー数・スタッフ人数・利用期間に合わせてレンタルを組み合わせる 方法も検討できます。

スマートフォンは添乗員・ツアースタッフの連絡、 タブレットは受付・旅程・資料確認など、 用途ごとに使い分けることもできます。

「修学旅行シーズンに3ヶ月だけ50台必要」 「添乗員用スマホを1年間利用したい」 「スマホと受付用タブレットをまとめて相談したい」 といった段階からでもご相談ください。